7 otázek k elektronickým podpisům a pravidlům jejich použití ve službě iSmlouva

1. Co je iSmlouva a jak jsem se dostal na tuto stránku

iSmlouva je webová aplikace na vytváření a uzavírání dokumentů v digitální podobě. Kromě možnosti elektronicky uzavřít právně závazný dokument máte možnost tyto dokumenty bezpečně ukládat, vytvářet workspaces, spolupracovat se svými kolegy, odesílat chytré notifikace a sledovat stav svých dokumentů v reálném čase.

Na tuto stránku jste se dostali poté, co jste v e-mailu nebo sms zprávě klikli na odkaz nebo tlačítko Zobrazit dokument, který vám zaslal někdo, kdo s vámi tento dokument nebo dokumenty chce elektronicky podepsat.

Tuto stránku a aplikaci iSmlouva provozuje společnost Digital factory s.r.o. ., IČ: 06988377, se sídlem Pražákova 1008/69, Štýřice, 639 00 Brno.

2. Co je elektronický podpis?

Elektronický podpis zahrnuje širokou škálu metod pro schvalování a podepisování dokumentů​ od běžného e-mailu obsahujícího jméno “podepisujícího” až po nezaměnitelně připojený biometrický dynamický podpis k dokumentu ve formátu PDF, který využíváme v aplikaci iSmlouva.

Dle nařízení Evropské unie eIDAS , které je přímo platné ve všech zemích EU od 23. Července 2014, je definice elektronického podpisu následující: „Elektronickým podpisem se rozumí data v elektronické podobě, která jsou připojena k jiným datům v elektronické podobě nebo jsou s nimi logicky spojena a která podepisující osoba používá k podepsání”.

Pro všechny běžné soukromoprávní a komerční dohody lze použít elektronický podpis prostý s co největším rozsahem podpůrných údajů o průběhu podpisu, které zvyšují právní jistotu.

3. Je elektronický podpis bezpečný?

Ano, dle Nařízení Evropské unie eIDAS mají elektronicky podepsané dokumenty stejnou váhu a právní závaznost jako tradiční papírové dokumenty. 

iSmlouva vytváří tzv. kontrolované prostředí, v rámci kterého jsou zaznamenávány všechny relevantní skutečnosti: kdy se k ní přihlásil jaký uživatel, s jakými přihlašovacími údaji, z jaké IP adresy, jakého prohlížeče atd., i jaké konkrétní úkony každý uživatel prováděl. Příslušné záznamy jsou pak vedeny pro každý jednotlivý dokument, jako jakýsi jeho log (žurnál). V iSmlouvě takovému logu říkáme Kontrolní list. 

Elektronický podpis v iSmlouvě zahrnuje i tzv. biometrický dynamický podpis, tedy zachycení vašeho podpisu a jeho průběhu pomocí chytrého zařízení (mobil, notebook), který je ještě navíc pomocí ověřovacího PINu. To, že Váš podpis bude použit  pouze k vyjádření souhlasu s konkrétním smluvním dokumentem, zajišťuje naše bezpečné kontrolované prostředí iSmlouvy.

iSmlouva tak poskytuje nesrovnatelně vyšší kvalitu a bezpečnost podpisu než jiné prosté elektronické podpisy a v mnoha přípdech i než vlastnoruční podpis na dokument v listinné podobě. 

4. Jak pobíhá elektronický podpis v iSmlouvě?

  1. Navrhovatel dokumentu vám zašle pozvánku k podpisu dokumentu emailem a SMS, vy v e-mailu kliknete na tlačítko Zobrazit dokument a nebo v SMS zprávě kliknete na uvedený odkaz.
  2. Pro zobrazení dokumentu k podpisu je nutné zaškrtnout souhlas s těmito pravidly (“7 otázek”), ve kterém vám sdělujeme kromě všeobecných informací o elektronických podpisech i to, jakým způsobem zpracováváme vaše osobní údaje, kdo Vám prostřednictvím iSmlouvy dokument zasílá (“Navrhovatel”), jak se dostanete k podepsaným dokumentům, apod.
  3. Po odsouhlasení, že jste se s těmito pravidly (“7 otázek”) seznámili, budete přesměrování na stránku s obsahem dokumentu či smlouvy, jež čeká na Váš podpis. Pro vyjádření souhlasu a vůle podepsat daný dokument kliknete na tlačítko Podepsat. Toto tlačítko naleznete na stejném místě dokumentu či smlouvy, na kterém se následně zobrazí váš podpis.
  4. Po kliknutí na tlačítko Podepsat budete přesměrování na stránku pro zadání ověřovacího PINu. Ověřovací PIN je čtyřmístné číslo, které odesíláme sms zprávou na mobilní telefon. Osoba, jež vám odeslala tento dokument (říkáme jí “Navrhovatel”), má možnost zadat vaše telefonní číslo, na které je následně tento ověřovací PIN odeslán. Nebuďte tedy překvapeni, pokud vám dorazí sms zpráva bez toho,  že byste nám předtím zadali své telefonní číslo. Vaše telefonní číslo nikomu dalšímu nepředáme, slouží pouze pro podpis tohoto dokumentu či smlouvy. Ověřovací kód zadejte do textového pole.
  5. V případě, že ověřovací kód souhlasí, budete přesměrováni na další krok, vložení dynamického biometrického podpisu. Tento podpis zadáte prstem nebo stylusem na dotykovém zařízení do vyznačeného podpisového pole, případně myší nebo touchpadem na vašem počítači.
  6. Pro elektronický podpis není úplně důležité, aby se 100% shodoval s podpisem perem na papír. Na čem záleží, je právě potvrzeníiSmlouvy o provedení tohoto podpisu formou logu se záznamy všech relevantních úkonů, podle kterého je možné ověřit, zda a kým je dokument podepsán.
  7. iSmlouva se následně postará o vše potřebné, aby byla zajištěna integrita a nezměnitelnost uzavřeného dokumentu: do logu (hlavičky) příslušného dokumentu zapíše vaší vůli podepsat příslušný dokument, připojí tzv. hash, certifikát a časové razítko. 
  8. Na příslušné místo v dokumentu se vloží podpis uživatele v podobě, ve které svůj podpis vytvořil.

5. Co se bude dít s mým podpisem, osobními údaji, mnou podepsanými dokumenty v iSmlouvě?

Pokud podepíšete zaslaný dokument či smlouvu, vaše osobní údaje budou použity výhradně pro účel vyjádření souhlasu s tímto konkrétním dokumentem. 

Pokud si v iSmlouvě následně vytvoříte uživatelský účet, získáte bezplatný přístup ke všem dokumentům, které vám kdokoliv zaslal k podpisu. Vaše osobní údaje pak budou využity pro Váš přístup k těmto dokumentům.

Zároveň budete moci prostřednictví naší aplikace zasílat dalším osobám dokumenty k podpisu v roli “Navrhovatele”.  Vaše osobní údaje pak budou využity právě pro zasílání dokumentů k podpisu,  k jejich podepisování, a ke komunikaci související s Vaším uživatelským účtem. 

V obou výše uvedených případech si podepsané dokumenty můžete kdykoliv stáhnout. V případě zrušení účtu na iSmlouvě máte opět možnost si nejprve stáhnout všechny dokumenty a my následně zrušíme veškeré možné související záznamy. Zrušení účtu nemá žádný vliv na právní platnost již uzavřených dokumentů.

6. Jak je zajištěna bezpečnost dat v iSmlouvě?

Aplikace iSmlouva je provozována na dvou geograficky vzdálených serverech v Evropské unii, při výpadku jednoho je provoz směřován automaticky na druhý. Provozovatel hostingu je držitelem certifikace ISO 9001, ISO 27001 a dalších standardů kvality a bezpečnosti.

Veškerá data pro vytvoření a následné vygenerování dokumentu jsou šifrována pomocí šifrovacího klíče, jako algoritmus je zvolen AES-128-ECB. Neoprávněný přístup k datům ze smluv je bez tohoto klíče nemožný. Uložená hesla jsou v databázi hashována pomocí bcrypt. Výjimkou jsou data, podle kterých se v aplikaci vyhledává – jméno, příjmení, název organizace.

Uzavřené dokumenty ve formátu PDF jsou uloženy na odděleném šifrovaném oddílu disku. Jsou ihned po uzavření odesílány navrhovateli a všem, kdo podepisují dokument, na e-mail. Případně je možné uzavřené dokumenty ukládat na cloud úložiště navrhovatele a nebo odeslat na definované místo / aplikace CRM, ERP, DMS apod.

7. Jak je to s dlouhodobým ukládáním elektronických dokumentů a lze je převést do papírové podoby?

Výsledné dokumenty jsou ukládány ve formátu PDF vhodném pro dlouhodobou archivaci. Naši klienti si dokumenty mohou ukládat ve svých digitálních archivech splňujících požadavky zákona o archivnictví a spisové službě apod.

Autorizovanou konverzi elektronických dokumentů na listinnou podobu mohou provádět následující subjekty: advokáti, Česká pošta – CzechPOINT, notáři, Hospodářská komora České republiky, krajské úřady, matriční úřady, některé obecní úřady a některé zastupitelské úřady. Možnost konverze si můžete ověřit např. Na https://www.czechpoint.cz/uschovna/ .

Garantujeme dobu provozu služby iSmlouva 5 let od uzavření posledního dokumentu. V průběhu této doby si můžete kdykoliv všechny Vámi podepsané dokumenty stáhnout. 

Kde zjistit více a kam se obrátit s dalšími dotazy?

Další informace o podpisech, právních souvislostech a bezpečnosti najdete v těchto materiálech:  

S dotazy a požadavky se obracejte: 

Toto je verze 1.0, platná od 1.8.2020. V případě potřeby můžeme tento dokument aktualizovat. Nejnovější verzi dokumentu vždy naleznete na www.ismlouva.cz/elektronicke-podpisy.