Zásady ochrany soukromí

Bezpečnost Vašich osobních údajů, stejně jako zajištění bezpečného a jednoduchého podepisování dokumentů, je pro nás prioritou a dáváme si velký pozor na to, co se s Vašimi údaji děje. Níže popisujeme způsob nakládání s osobními údaji v naší společnosti.

Jak nás můžete kontaktovat?

Zpracovatelem Vašich osobních údajů je společnost Digital factory s.r.o., IČ: 06988377, se sídlem Pražákova 1008/69, Štýřice, 639 00 Brno. 

Kontaktovat nás můžete na:

  • e-mail: gdpr@ismlouva.cz
  • adrese sídla nebo na adrese Lomnického 9, 140 00 Praha 4.

Na výše uvedených kontaktech můžete také uplatnit veškerá Vaše dále popsaná práva.

Jaké Vaše osobní údaje zpracováváme a proč?

  • Identifikační údaje:

Vaše základní identifikační údaje (jméno, příjmení, datum narození, název firmy) a adresní údaje uvedené v následujícím bodu potřebujeme k tomu, abychom Vás byli schopni identifikovat a mohli Vám umožnit užívání našeho nástroje na vytváření a elektronické podepisování dokumentů (ať to není tak dlouhé, budeme dále psát jen „Aplikace“).

  • Adresní údaje:

Vaše adresní údaje (název ulice a číslo popisné, město, PSČ, stát) potřebujeme jako součást Vaší identifikace a také abychom řádně vyplnili hlavičku Vámi vytvářených dokumentů ze vzorů.

  • Kontaktní údaje:

Vaše kontaktní údaje (telefonní číslo a e-mail) využíváme následovně: e-mailová adresa slouží pro přihlášení do aplikace, také na ni odesíláme upozornění na nový dokument k podpisu a zároveň na tuto e-mailovou adresu odesíláme uzavřený (podepsaný) dokument. V případě, že jste vyjádřili souhlas se zasíláním obchodních sdělení a novinek v aplikaci, odesíláme na tuto e-mailovou adresu občasné newslettery. Telefonní číslo slouží pro ověření uživatele před podpisem dokumentu a také na něj odesíláme formou sms upozornění na nový dokument k podpisu.

  • IČ:

Pokud podnikáte a máte IČ, je nutné ho uvést také. IČ potřebujeme pro vystavování daňových dokladů a kompletní identifikaci při zřízení uživatelského účtu v Aplikaci.

  • Heslo:

Při registraci do Aplikace uchovává náš systém informace nutné k tomu, abyste se mohli přihlásit ke svému účtu, tj. kromě Vašeho jména uchovává i heslo. Bez těchto údajů bychom Vám přihlášení nebyli schopni umožnit.

  • Dynamický biometrický podpis (DBP)

Tyto údaje potřebujeme pro podpis dokumentů a tento DBP je ukládán vždy a výhradně pro podpis konkrétního dokumentu.

Pokud nám neposkytnete Vaše Jméno a příjmení, e-mail, telefon a heslo, nebudeme Vám schopni umožnit využívání Aplikace.

Jak dále využíváme Vaše osobní údaje?

  • Jelikož máme zájem zůstat v kontaktu s osobami, se kterými spolupracujeme, uchováme si po registraci Váš e-mail, na který Vám můžeme v případě Vašeho souhlasu zasílat tzv. obchodní sdělení. To jsou e-maily, ve kterých Vás budeme informovat o našich novinkách, případně zajímavých akcích souvisejících s užíváním Aplikace. Zasílání těchto sdělení provádíme na základě našeho tzv. oprávněného zájmu. V každém e-mailu budete mít samozřejmě možnost odběr těchto zpráv zrušit, případně můžete zasílání takových e-mailů dopředu odmítnout e-mailem zaslaným na adresu gdpr@ismlouva.cz.
  • Jelikož máme zájem na tom, abyste Aplikaci využívali co nejlépe a snažíme se Vám usnadnit její používání, potom co se registrujete, Vám během 48 hodin zavoláme na Vámi zadané telefonní číslo. Telefonní hovor provádí proškolený pracovník společnosti Digital factory s.r.o. Vaše telefonní číslo nepředáváme žádné třetí straně.
  • Pokud jste nám k tomu dali souhlas, můžeme si uchovávat Váš e-mail i pro další účely, než je výše uvedeno, a to například pro zasílání informací o našich akcích a službách, které nesouvisí se službou, kterou jsme Vám poskytli. Taktéž si na základě Vašeho souhlasu můžeme uchovávat Vaše jméno a příjmení, abychom s Vámi mohli lépe jednat a správně Vás oslovovat.


Cookies

Abychom Vám usnadnili a zpříjemnili užívání Aplikace a zároveň abychom neustále vylepšovali naše stránky, zpracováváme i cookies.

  • Údaje z dokumentů:

Informace, které píšete do smluv uzavíraných prostřednictvím Aplikace, považujeme za maximálně důvěrné. Proto k nim máte přístup jen Vy, osoby, se kterými smlouvu uzavíráte, a osoby, kterým jste k tomu dali oprávnění. Data uchováváme na zabezpečených serverech a jsou zašifrovaná, takže se nemusíte bát, že by si je někdo kromě Vás mohl přečíst.

Komu Vaše osobní údaje předáváme?

  • Informace o procházení stránek pro nás zpracovává Google, Inc., a to pomocí nástroje Google Analytics, Google Data studio, Google Tag manager, který díky cookies (viz výše) umožňuje měření a vyhodnocování způsobu užívání našich webových stránek.
  • Vaše identifikační a adresní údaje předáváme pouze v rámci Aplikace ostatním uživatelům tak, aby mohl být splněn účel jejího fungování.
  • Pro rozesílání e-mailových obchodních sdělení využíváme placenou službu Ecomail, kam předáváme Vaši e-mailovou adresu. Provozovatelem služby Ecomail je společnost ECOMAIL.CZ, s.r.o., IČ: 02762943.
  • Pro zasílání krátkých textových zpráv (SMS) využíváme placenou službu Profisms, kam předáváme Vaše telefonní číslo. Provozovatelem služby Profisms je společnost Profi SMS s.r.o., IČ: 03676307.
  • Pokud platíte některou z našich služeb, bude Vaši platbu zpracovávat platební brána GoPay. Provozovatele platební brány GoPay je společnost GOPAY s.r.o., IČ: 26046768.
  • V případě, že si v Aplikaci zakoupíte kredit nebo měsíční předplatné, Vaše fakturační údaje a e-mailovou adresu předáváme službě Vyfakturuj, která Vám vystaví daňový doklad. Provozovatelem služby Vyfakturuj je společnost RedBit s.r.o., IČ: 24197190.
  • Převod dokumentů z formátu html. do formátu pdf. pro nás zajišťuje nástroj cloudconvert, který provozuje německá společnost Lunaweb GmbH. V rámci této konverze nejsou nikde na serverech společnosti Lunaweb GmbH ukládány dokumenty a společnost Lunaweb GmbH nemá za žádných okolností přístup k obsahu Vašich dokumentů.
  • Servery, na kterých jsou Vaše data uložena, se nacházejí v České republice, a to u společnosti Master Internet s.r.o.
  • Některé údaje o Vás zpracovávají naši další zpracovatelé (jako např. marketingoví poradci, účetní apod.), nicméně nikam jinam Vaše osobní údaje nepředáváme ani s databázemi nijak neobchodujeme. Nemusíte se proto ničeho bát, Vaše údaje jsou u nás v bezpečí.


Jak dlouho Vaše osobní údaje uchováváme?

  • Vaše údaje uchováváme po dobu, kdy u nás máte svůj uživatelský účet, a poté ještě 5 let. Po tuto dobu je uchováváme proto, abychom byli schopni správně reagovat v případě jakéhokoliv případného soudního sporu.
  • Jestliže máme některé údaje na základě Vašeho souhlasu, můžete jej kdykoli odvolat a takové údaje pak musíme vymazat, případně je už nepoužívat pro daný účel, k němuž jsme měli souhlas.
  • Uchování některých dokumentů obsahujících osobní údaje nám navíc ukládají zákony. Například faktury musíme uchovávat po dobu 10 let. Účetní doklady uchováváme po dobu 5 let.
  • Zašifrované údaje, které máme díky tomu, že jste uzavřeli smlouvu prostřednictvím Aplikace, uchováváme po dobu 5 let a pak je mažeme. Po dobu, co je máme u sebe až do doby 14 dnů před tím, než je smažeme, nás můžete požádat o jejich předání a my Vám je předáme. Pokud nás v průběhu této doby požádáte o výmaz, nemůžeme takový výmaz provést bez souhlasu ostatních smluvních stran.


Jaká máte práva ve vztahu ke svým osobním údajům?

  • Právo požadovat přístup k Vašim osobním údajům – tzn. že se nás můžete zeptat, jaké osobní údaje o Vás evidujeme a co se s nimi v průběhu toho, co jsou u nás, dělo a bude dít.
  • Právo na opravu – pokud nejsou Vaše osobní údaje, které o Vás vedeme, již aktuální nebo jsou nesprávné, můžete požádat o jejich opravu.
  • Právo vznést námitku – v případě, že se domníváte, že zpracováváme osobní údaje nad rámec našeho oprávněného zájmu, můžete proti takovému zpracování vznést námitku, kterou se musíme zabývat.
  • Právo na výmaz (tzv. právo „být zapomenut“) – tzn. že na Vaši žádost musíme vymazat veškeré osobní údaje, které o Vás evidujeme, např. pokud si již nebudete přát být u nás registrováni. Může se ale stát, že bude existovat jiný důvod, který nás opravňuje či zavazuje údaje uchovávat (např. povinnost plynoucí ze zákona o účetnictví atd.) a v takovém případě výmaz nemůžeme provést.
  • Právo na omezení zpracování – v některých případech sice osobní údaje můžeme uchovávat, ale nesmíme s nimi nijak nakládat; jedná se o následující situace:
    • pokud popřete přesnost údajů a my potřebujeme Vaše sdělení ověřit,
    • jestliže jsou osobní údaje zpracovávány neoprávněně, ale nepřejete si, abychom je vymazali a místo výmazu požádáte jen o omezení zpracování,
    • pokud již osobní údaje nepotřebujeme, ale požádáte o jejich uchování pro uplatnění Vašich právních nároků;
    • pokud vznesete námitku proti zpracování, a to po dobu, než ověříme, jestli budou osobní údaje dál zpracovávány v našem důležitém zájmu nebo je zpracovávat nebudeme.
  • Právo na přenositelnost údajů – v případě, že nás o to požádáte, poskytneme Vám Vaše osobní údaje, které zpracováváme na základě smlouvy, kterou jsme s Vámi uzavřeli, souhlasu a zároveň je zpracováváme automatizovaně. Takové údaje Vám poskytneme v běžně používaném, strojově čitelném formátu. Případně tyto údaje můžeme předat správci, kterého určíte, pokud ale s předáním bude souhlasit.
  • Právo podat stížnost – pokud se domníváte, že nějakým způsobem porušujeme pravidla zpracovávání osobních údajů, máte právo podat stížnost k Úřadu pro ochranu osobních údajů. Budeme ale rádi, pokud se nejdřív obrátíte na nás a společně nesrovnalost vyřešíme.


Jsou Vaše osobní údaje u nás v bezpečí?

Samozřejmě! Veškeré Vaše osobní údaje jsou plně zabezpečeny proti zneužití.

Pokud máte jakýkoliv dotaz ohledně našich zásad ochrany soukromí, můžete nám napsat na e-mail gdpr@ismlouva.cz. Může se stát, že tyto zásady budeme občas aktualizovat, tudíž doporučujeme, abyste se na tuto stránku čas od času podívali.