Současná situace se dotkla i společenství vlastníků jednotek (SVJ), které obtížně naplňují svou povinnost uspřádat shromáždění. Naštěstí i jim dokáže digitalizace procesů a elektronické podepisování pomoci.

Jak v dnešní COVIDové době uspořádat shromáždění SVJ na dálku?

Dle stanov většiny SVJ v České republice se konají shromáždění jednou ročně. V COVIDové době je ale zajištění této povinnosti výboru SVJ poněkud obtížně. Ano, všichni se můžeme svolal na Teams, Zoom či Meet. Ale jak zajistit nutné podpisy na prezenční listině, navíc co nejlépe právně prokazatelné? Přece jen shromáždění rozhodují často o velkých částkách na opravy či modernizace, o velikosti fondu oprav, o měsíčních zálohách, které v sumě dávají milióny. Obdobně se to týká například hlasování per rollam a dalších situací v životě SVJ.

Naštěstí existuje elegantní cesta: EU direktiva eIDAS

EU nařízení eIDAS umožňuje jako elektronický podpis na elektronickém dokumentu využít mnoho různých údajů. Nejsou k tomu třeba žádné certifikáty, jejichž rozšíření je v běžné populaci mizivé. Dle zmíněné EU direktivy také soudy musí k dokumentům v listinné, papírové i elektronické podobě přistupovat stejně.

Jak tuto cestu využít?

Stačí využít službu pro elektronické podepisování dle eIDAS, která v tzv. „kontrolovaném prostředí“ k elektronickému dokumentu přiřadí nejen grafické podpisy, ale i velké množství dalších dat o průběhu podepisování, např. dvoufaktorové ověření e-mailu i telefonu podepisujícího, čas podpisu, údaje o zařízení, IP adresu apod. Tím vznikne dokument s podpisy s velkou mírou právní průkaznosti.

Další kroky

  1. Zřiďte si bezplatně účet na iSmlouvě, při registraci nezapomeňte zvolit, že vytváříte pracovní prostor pro právnickou osobu.
  2. Vyzkoušejte si podepsání prezenční listiny v PDF formátu v iSmlouvě – buď využijte vlastní seznam, nebo si stáhněte náš vzor prezenční listiny pro Google Tabulky a Excel.
  3.  Pak už stačí jen:

– Uspořádat shromáždění na dálku jako videokonferenci přes Zoom, Meet, Teams apod.
– V průběhu shromáždění aktualizovat prezenční listinu a informovat majitele, že jim prezenční listina spolu se zápisem přijde k elektronickému podpisu.
– Po jednání nechat prezenční listinu podepsat majitele přes iSmlouvu. Mohou tak učinit kdekoliv, třeba na dovolené či služební cestě. Mohou také podepisovat všichni najednou.

Mnoho štěstí ve správně SVJ i takto na dálku ;-).