Digitalizace dříve papírových smluv a dokumentů s sebou samozřejmě přináší celou řadu výhod – na tomto základním faktu je ostatně založena celá naše aplikace. Zároveň je ale třeba brát ohled i na nová systematická a bezpečnostní opatření, bez kterých by to celé jaksi nešlo. Dnes si představíme platformu známou jako „durable medium“ neboli trvalý nosič dat.

Definice vysvětluje trvalý nosič dat jako nástroj, který umožňuje uchování dat takovým způsobem, aby mohly být k dispozici během co nejkratší doby a zároveň je bylo možné kdykoli obnovit a reprodukovat.

Jak dnes tedy musí firmy a jednotlivci přistupovat ke svým dokumentům, které (už) nejsou v papírové podobě?

Problematika trvalého nosiče dat

Různá regulační ustanovení Evropské unie vyžadují, aby firma klientovi poskytovala určitý objem informací písemně – buď na papíře nebo na jiném (trvalém) nosiči. Ze své definice ale ustanovení EU také umožňují použití webových aplikací…

Přímo termín trvalé médium je oficiálně definován v glosáři příručky k implementaci požadavků právních předpisů EU. Na současné regulaci tohoto prostředí se do velké míry podílel rovněž britský finanční orgán FCA (Financial Conduct Authority), jenž funguje nezávisle na vládě Spojeného království a je financován prostřednictví poplatků od členů odvětví finančních služeb. FCA reguluje firmy poskytující služby na finančním poli a udržuje integritu finančních trhů ve Spojeném království.

Tento orgán představil dokument zaměřený na chytřejší komunikaci přímo se spotřebitelem komunikacích – a ten podnítil zpětnou vazbu od podniků o tom, co všechno by mohlo naplnit definici trvalého média. Zároveň se samozřejmě strhla i bouřlivá debata, zda by firmy vůbec měly používat nová inovativní média pro správu celé své smluvní agendy. Na povrch navíc vyšel i fakt, jehož přítomnost už dlouho visela ve vzduchu. Dotyčná pravidla EU jsou dnes již zastaralá a neodrážejí současné online prostředí.

Je ovšem nezbytné, aby firmy pochopily, jaké jsou jejich povinnosti při používání nepapírových způsobů komunikace… Co tedy s tím?

Volba média

Jaké podmínky je třeba splnit, aby médium mohlo být označeno jako „trvalé“?

  • Informace a data je možné doručit přímou cestou jejich příjemci,
  • umožní příjemci ukládat informace způsobem, který dovoluje jejich budoucí použití, a to i v dlouhodobém časovém horizontu,
  • umožní reprodukci uložených informací v nezměněné podobě.

Může být trvalým médiem i výstup z desktopové nebo mobilní aplikace?

Formát mobilní, tabletové i desktopové aplikace rozhodně umožňuje přímé adresování, správu úložiště dat, stejně jako jejich reprodukci v nepozměněné podobě. Samotný výstup z takové aplikace legislativně tedy určitě může být označen za platný dokument a aplikace samotná se tak vlastně stává trvalým nosičem dat.

Tato kritéria samozřejmě mohou být splněna i prostřednictvím interaktivní webové stránky. Jen pro příklad; klienti se do svého workspace přihlašují pomocí zabezpečené platformy, která jim umožní přístup k jejich dokumentům. I webová aplikace tak může být označena za trvalý nosič dat. Přihlášení je unikátní, data zde jsou uložena (a samozřejmě i náležitě zašifrována a zabezpečena) a jejich další reprodukce je pochopitelně možná.

Za trvalý nosič dat samozřejmě můžeme i dokument ve formátu PDF. Jde o elektronický formát, který lze jasně adresovat, ukládat a umožňuje i nezměněnou reprodukci.

Závěrem

Naše aplikace iSmlouva je tak i z tohoto pohledu zcela rovnocenným médiem v porovnání s klasickými papírovými smlouvami a dokumenty. Ale položme si ruku na srdce – nástroje, jako jsou podpis na jednom zařízení nebo manipulace se smluvní agendou kdykoli a odkudkoli, nám dávají docela náskok. A co myslíte vy?